Meetings, Meetings, Meetings: Ein neuer Ansatz!

Wie läuft das heute mit den Meetings? Wir haben ein Abstimmungsthema, überlegen welche Personen wir dafür benötigen und laden diese zu einem Meeting ein. Wir befinden uns dabei aber in der Zwickmühle: Laden wir zu wenige Personen ein, fühlen sich die Nicht-Eingeladenen ausgeschlossen. Laden wir zu viele Personen ein, läuft das Meeting zäh und wir „verbrennen“ die Arbeitszeit von denen, die eigentlich nicht benötigt werden.

Einen gemeinsamen Termin zu finden ist auch recht schwierig, da alle Kalender sehr voll sind. Ein Ausweg daraus ist, das Meeting sehr weit in die Zukunft zu verlegen, wo die Kalander noch frei sind. Das heißt aber, wir warten sehr lange.

Von den eingeladenen Personen kommt dann meist nur die Hälfte, da viele der Eingeladenen bis zum Zeitpunkt des Meetings mehrere Einladungen bekommen haben und nach eigenem Empfinden entscheiden, in welches Meeting sie gehen. Dadurch sind wir im Meeting dann oft nicht entscheidungsfähig oder diesbezüglich zumindest stark eingeschränkt. Entscheidungen werden hierdurch zusätzlich verzögert und letztendlich nur von wenigen Personen getroffen.

Für das Meeting brauchen wir eine Agenda, die wir (hoffentlich) vorher versenden. Bei der Gestaltung des Meetings geht es ja nicht nur um die Inhalte, sondern auch um die Art und Weise, wie die Besprechung und der Entscheidungsprozess abläuft. Die meisten Organisationen haben hierfür keine Standard-Vorgehensweise, so dass jeder Meeting-Organisator seinen eigenen Prozess erfinden kann und muss. Klar ist, dass dadurch Besprechungen deutlich unterschiedlich und unterschiedlich gut ablaufen. Immerhin ist bei nicht wiederkehrenden Meetings die Konstellation aus Organisator und Teilnehmer jedes Mal neu.

Da jeder in sehr vielen Meetings sitzt und dadurch (zumindest gefühlt) zu viel Arbeit liegen bleibt, werden in den Meetings gleich die Rechner gestartet und E-Mails bearbeitet. Dadurch geht der Fokus des Meetings verloren und sie werden noch ineffektiver.

Aber, das ist halt so, oder? Geht das nicht auch anders?

Ein neuer Ansatz

  1. Wir etablieren einen festen Rhythmus von wiederkehrenden Meetings mit maximaler Länge für bestimmte Themen. Die sogn. Timebox bedeutet, dass das Meeting beendet wird, wenn die Zeit um ist oder alle Themen besprochen bzw. entschieden sind.
    1. Vorteil: Durch die Limitierung der Themen sind die Teilnehmer begrenzt und klar definiert.
    2. Vorteil: Die Einladungen sind auf lange Zeit planbar, auch gegenüber Kollisionen mit anderen wiederkehrender Meetings. So lässt sich für eine Organisation eine „Meeting-Kadenz“ einrichten, die sowohl dafür sorgt, dass die benötigten Personen in den Meetings teilnehmen können, andererseits die Meetings von ihrer Abfolge einen Entscheidungs- und Informationsfluss ermöglichen. Dieser Fluss ermöglicht eine minimale Durchlaufzeit durch die Organisation, d.h. wichtige Entscheidungen können schnell getroffen werden.
  2. Die Meetings werden in ihrer Vorgehensweise von erfahrenen Personen (z.B. Scrum-Mastern) gestaltet und kontinuierlich verbessert, d.h. es gibt einen klaren Prozess für den Ablauf der Meetings, der allen bekannt und vertraut ist.
  3. Wenn wir nun ein Abstimmungsthema haben, überlegen wir zuerst, in welches der wiederkehrenden Meetings wir das betreffende Thema mitnehmen und setzen das Thema in die entsprechende Liste (z.B. Liste der offener Punkte)
  4. Im Meeting selbst geht der Organisator bzw. Moderator mit den Teilnehmern durch die entsprechende Liste. Sind die Listen regelmäßig  voller als in einer Besprechung abzuarbeiten ist, müssen die Themen vorher priorisiert werden, entweder durch „Punktevergabe“ durch die Teilnehmer oder durch Priorisierung einer einzelnen Rolle, z.B. des Product Owners. Wichtig ist, dass die Liste immer von oben, d.h. mit der höchsten Priorität startet. So ist sichergestellt, dass die wichtigsten Themen besprochen und entschieden werden, auch wenn die Zeit für das Meeting vorbei ist. Ist das häufiger so, sollte im Rahmen des Verbesserungsprozesses, die Timebox für das Meeting verlängert werden

Die Herausforderungen liegen in der Balance zwischen:

  • den richtigen Themen- und Zweckeinschränkung für die Meetings, so dass der Teilnehmerkreis klein genug ist, wir aber nicht zu viele Meetings abhalten müssen
  • der Dauer der Meetings, so dass alle wichtigen Punkte besprochen werden können aber nicht zu viel Zeit aufgewendet wird
  • der Frequenz der Meetings, so dass schnell reagiert werden kann, sich die Teilnehmer aber auch nicht zu häufig treffen müssen.

Ein disruptiver Ansatz für Meeting-Protokolle

Alle hassen Meeting-Protokolle:

  • niemand erstellt sie gerne,
  • der Schreiber vergisst etwas, der stellt einen Sachverhalt nicht korrekt dar. Also müssen Meeting-Protokolle von den Teilnehmern geändert und freigegeben werden,
  • niemand liest sie gerne und
  • man findet die Informationen später nicht mehr, da die Protokolle in den persönlichen E-Mail-Ordnern verschwinden!

Warum, also nicht folgendes probieren: Verwendet die Organisation Kollaborationswerkzeuge, wie Microsoft-Teams, Jira/Confuence, Slack, Trello oder ähnliches, kann die Liste der Meeting-Punkte leicht darin gesammelt, priorisiert und bearbeitet werden. (In Scrum wären das z.B. die Team-Backlog-Einträge im Refinement-Meeting). In den Meetings werden dann keine getrennten Meeting-Protokolle erstellt, sondern direkt an den Einträgen im Werkzeug gearbeitet, sowie Kommentare hinzugefügt. Da alle Kollaborationswerkzeuge Personen- und Zeitstempel der letzten Änderung eines Eintrags speichern, lassen sich die Meeting-Minutes durch geeignete Abfragen und Filterfunktionen automatisch generieren, die die teilnehmenden Personen und Meeting-Zeitpunkte verknüpfen. Ich habe dies bereits mit den Tools Jira/Confluence und Polarion gemacht. Diese Art der Automatisierung macht Spaß und vereinfacht das Schreiben des Meeting-Protokolls drastisch. Darüber hinaus wird der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess des Sitzungsprotokolls drastisch vereinfacht, da es keine zusätzlichen Notizen gibt, da alle Teilnehmer die Änderungen an den Arbeitsaufgaben direkt einsehen konnten.

Übrigens: Die Prinzipien, die hier zur Strukturierung von Meetings genutzt werden, können auch zur Strukturieren von Projekten verwendet werden. Dies ist im Artikel „Das Monopol der Projekte“ nachzulesen.

[Foto von headway auf unsplash.com]

2 Gedanken zu „Meetings, Meetings, Meetings: Ein neuer Ansatz!“

  1. Ein toller Artikel.
    Vielleicht noch Hinweis bzw. Ergänzung:
    Wir nutzen mittlerweile sehr oft MS Teams, und das bietet in Verbindung mit „Planner“ auch schon sehr viele Funktionen an die hierfür vollkommen ausreichen.
    So etwas wie Prioritätslisten, Aufgabenverteilung und Kommentare lassen sich darin in weeklys auch schon sehr gut abbilden, ohne weitere Tools zu verwenden.

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