„People are afraid of big changes, but usually embrace little changes. The best thing about little changes is they add up to one big one“ (Simon Sinek). Übersetzt: „Menschen haben Angst vor großen Veränderungen, nehmen aber normalerweise kleine Veränderungen an. Das Beste an kleinen Änderungen ist, dass sie sich zu einer großen summieren.“
Dies entspricht auch meiner Erfahrung. Unter dem Schlagwort „kleine Veränderungen“ möchte ich daher in diesem und in folgenden Artikeln, einige Ideen vorstellen, die auch im klassischen Organisationsumfeld Verbesserungen ermöglichen und die ebenfalls dazu anregen, sich danach mehr von dieser Art „Experiment“ zuzutrauen.
Synchronisation von Abteilungsmeetings
In größeren Organisationen halten die Abteilungen regelmäßige, aber getrennte Abteilungsrunden ab. Manchmal passiert dies auch (zusätzlich) auf der Ebene der Untergruppen. In interdisziplinären Projekten ist es daher meist sehr schwierig Termine zu finden, in denen alle Projekt-Team-Mitglieder teilnehmen können.
Da jeder Mitarbeiter in der Regel nur einer Abteilung und genau einer Gruppen angehört, ist es kein Problem, diese Termine gleichzeitig stattfinden zu lassen. In einem meiner letzten Mandate konnten wir alleine durch die Synchronisation der Abteilungs- und Gruppenrunden, die Kalender der Mitarbeiter und Manager um ca. 20% entschlacken. Allerdings musste hierfür eine klare Ansage vom oberen Management getroffen werden und danach nahezu alle Termine verschoben werden. Wir haben dazu einen festen Zeitpunkt vorausgeplant, zu dem alle Termine umgestellt wurden.
Organisationskadenz
Wenn man das Konzept konsequent weiterdenkt, ergibt sich eine organisationsweite Kadenz für alle Arten von wiederkehrende Meetings. Das sieht am Ende in etwa wie ein Stundenplan in der Schule aus, hat aber viele Vorteile:
- alle Termine sind auf Monate im Voraus planbar
- jeder der an einem Meeting teilnehmen sollte, hat Zeit
- Durch geschickte Staffelung der Termine entsteht ein Arbeitsfluss, der dafür sorgt, dass Entscheidungen schneller und effektiver getroffen werden können
So eine organisationsweite Kadenz zu erstellen ist allerdings auch keine Kleinigkeit, fördert aber das Verständnis und die Zusammenarbeit in der ganzen Organisation.
In einer anderen Organisation haben wir genau das getan und aller Termine auf diese Weise umgestellt. Die Effekte waren grandios:
- Keine parallelen Termine mehr (allerdings auch keine Ausreden)
- Platz für wichtige, aber nicht dringende Themen
- Viel mehr Zeit für interdisziplinäre Zusammenarbeit durch weiße Flecken in allen Kalendern
Viel Erfolg und Freude beim „kleinen“ Verändern! Mehr ist in Vorbereitung …